Area Famiglia: condividere documenti e richiederli

I documenti viaggiano in due direzioni. Tu condividi quello che la famiglia deve vedere; la famiglia carica quello che le chiedi. La sezione Documenti della scheda tiene insieme le due strade, e la richiesta documento è il modo ordinato per chiedere.

🗂️ Le quattro fasce

1 · Richieste alla famiglia — i documenti che hai chiesto, con lo stato Da completare o Completato, e il pulsante Crea per una richiesta nuova.

2 · Caricati dalla famiglia — i file che i familiari hanno caricato dall’Area, con chi e quando; da qui li apri e li salvi negli allegati della pratica.

3 · Allegati condivisi — gli allegati della pratica che hai reso visibili; Seleziona ne aggiunge altri.

4 · Grafiche condivise — i progetti di Giotto condivisi; anche qui Seleziona per aggiungerne.

Su ogni fascia il pulsante Comunica manda alla famiglia l’avviso relativo (documento condiviso, richiesta, ecc.). I preventivi, gli ordini e le fatture condivisi stanno nella sezione Contabilità della scheda, con la stessa logica.

📤 Condividere un documento

Da Condividi in testata (o da Seleziona nella fascia giusta) si apre la finestra «Condividi con Area Famiglia», che avverte: «I documenti saranno visibili a tutti i familiari autorizzati».

1. scegli il tipo — Preventivi, Ordini, Fatture, Allegati o Grafiche — e spunta i documenti (o Seleziona tutti); quelli già in Area portano il badge «Già condiviso»;
2. se il file non è ancora nella pratica, Carica allegati lo aggiunge al volo;
3. Avanti fino a Condividi: da quel momento i familiari autorizzati lo vedono.

📥 Chiedere un documento alla famiglia

Quando ti serve un documento — la tessera sanitaria, il codice fiscale, la carta d’identità del delegante — non serve rincorrere al telefono:

1. nella fascia Richieste alla famiglia premi Crea: si apre «Richiedi Documento»;
2. scegli il tipo di documento, scrivi il nome («Es. Tessera sanitaria») e, se serve, una nota per la famiglia; con Preleva dalla rubrica indichi il contatto;
3. Richiedi: la richiesta compare Da completare; con Avvisa mandi il messaggio che la annuncia;
4. quando il familiare carica il file dall’Area, la richiesta passa a Completato: da lì lo apri e, se va bene, Salva negli allegati — finisce nella scheda del defunto («Allegato salvato nella scheda defunto») e resta segnato «Salvato».

Le richieste aperte compaiono anche nella bacheca, in Da fare: «N richieste documento sono ancora da completare».

🧩 Casi pratici

I documenti per la pratica cimiteriale. Crea le richieste una per una (carta d’identità, codice fiscale, tessera sanitaria), avvisa la famiglia una volta sola con il link, e man mano che i file arrivano salvali negli allegati: la pratica si completa senza scambi di email.

Il preventivo da far vedere prima di firmare. Condividi il preventivo, poi Comunica dalla fascia: la famiglia lo legge con calma dall’Area, e la conferma la registri tu in Preventivi.

📏 Limiti e regole

Regola	Come funziona
Cosa si condivide	Preventivi, ordini, fatture, allegati e grafiche della pratica; i tipi e i pulsanti disponibili dipendono dai moduli attivi e dai permessi del tuo utente
Chi vede	Tutti i familiari autorizzati della pratica: la condivisione non è per singolo utente
Prima dell’invito	Puoi condividere in anticipo: finché l’invito non parte, nessuno vede nulla
Richieste	Uno stato per richiesta (Da completare / Completato); il file caricato si salva negli allegati
Avvisi	Dopo la condivisione Eterno propone la comunicazione; Comunica e Avvisa la mandano quando vuoi tu