Inviare una comunicazione: collegamenti, canale e composizione

Da qualunque punto parti, la strada è sempre la stessa: collega la comunicazione a una pratica o a un documento, scegli il canale, componi (meglio se da un modello) e invia — da Eterno con l’Email Aziendale, oppure dall’app che Eterno ti apre con il testo pronto.

🔗 Passo 1: a cosa si riferisce

1 · Primo passo: a cosa si riferisce — dal pulsante Crea della lista, Eterno chiede prima «Tieni traccia di chi contatti»: seleziona a chi o cosa si riferisce la comunicazione.

2 · Per esempio un defunto — Operatività (Defunto, Animale, Prenotazione, Concessione Cimiteriale), Contabilità (Preventivo, Ordine, Fattura, Fattura Passiva), Anagrafiche (Delegante, Personale, Struttura, Cliente, Fornitore, Medico, Chiesa, Cimitero); scegli la voce e poi l’elemento.

3 · Oppure salta — Salta questo passaggio: la comunicazione resterà senza collegamento (potrai aggiungerlo dopo dall’icona 🔗 nel piede della composizione).

4 · Avanti — Continua.

📡 Passo 2: il canale

La freccia indica WhatsApp Web, uno dei canali Client/Web. Le opzioni sono quelle che l’amministratore ha acceso in Impostazioni → Canali:

• Email Aziendale — «Invio diretto con tracciamento»: parte da un account email dell’impresa collegato a Eterno; ha Cc/Bcc, allegati, tracciamento aperture, invio programmato;
• Email (Client) — «Apre Outlook, Mail, etc.»: il tuo programma di posta con destinatario, oggetto e testo già dentro;
• WhatsApp Web, Telegram Web, SMS (Client) — aprono l’app nel browser o sul telefono con il testo pronto.

Se è acceso un solo canale, questo passo viene saltato. Se l’Email Aziendale non ha nessun account, la card dice Nessuna configurazione SMTP disponibile con il link Configura SMTP.

✉️ Passo 3: comporre l’email

1 · Da quale account parte — il Mittente: l’account email collegato (se ce n’è più d’uno scegli; il puntino verde e Connesso dicono che funziona).

2 · A chi: scrivi o apri la Rubrica — nel campo Destinatario digita almeno due lettere per cercare tra i contatti di Eterno o incolla un indirizzo; Rubrica apre l’elenco per gruppi.

3 · Cc e Bcc — Aggiungi Cc/Bcc apre i due campi in più (copia conoscenza e copia nascosta). In tutto al massimo 20 destinatari.

4 · Oggetto — obbligatorio; anche qui puoi usare le variabili.

5 · Parti da un modello — Usa modello compila oggetto e testo con un modello tuo o predefinito (come funzionano); poi ritocchi liberamente.

6 · Formato, variabili {x}, allega — grassetto, corsivo, elenchi, link, immagini; {x} (o digitando {{ o @) inserisce una variabile; la graffetta allega un file come link.

7 · La firma — in fondo all’editor scegli la firma; quella predefinita è già selezionata.

8 · File come link condivisi — il riquadro Link Condivisi: con CONDIVIDI peschi tra Allegati, Preventivi, Ordini, Fatture, Fatture passive, Documenti generati o carichi un file (fino a 10, 30 MB l’uno); ogni file ha la sua scadenza e si può trasformare in allegato classico se l’impresa lo permette.

9 · Collegamenti, tracking, programma, bozza, invia — nel piede: 🔗 aggiunge o cambia gli elementi collegati; 👁 accende o spegne il tracciamento di questa email; 🕒 la programma per una data e un’ora (il pulsante diventa Programma); Salva Bozza la parcheggia; Invia Email spedisce.

📒 La rubrica

La Rubrica non è una rubrica a parte: pesca dai dati già in Eterno. Scegli il gruppo — Recenti, Clienti, Deleganti (i familiari), Fornitori, Personale, Utenti, Medici, Strutture, Chiese, Cimiteri — cerca per nome o email (o telefono per i canali di messaggistica), spunta uno o più contatti e premi Aggiungi. Chi non ha l’email o il telefono in anagrafica compare con l’avviso Email mancante / Telefono mancante: si sistema nella sua scheda, non qui.

📄 Usa modello

Il menu Usa modello elenca I tuoi modelli e i Modelli predefiniti compatibili con il canale (per esempio Comunicazione Defunto al Famigliare, Invio Preventivo al Cliente, Promemoria Appuntamento, Invito Area Famiglia). Scegliendone uno, oggetto e testo si riempiono con le variabili già risolte sugli elementi collegati; Nessun modello riporta al testo libero. Quando i destinatari sono più persone da avvisare una per una — i familiari di una pratica, il personale da convocare, gli utenti dell’Area Famiglia — Eterno propone l’Invio Sequenziale Guidato: scegli destinatari e canale per ciascuno, componi o usi un modello, invii uno alla volta personalizzando se serve, con il conteggio dei completati.

💬 Comporre un WhatsApp (o Telegram, SMS, email dal client)

1 · Il numero, o dalla Rubrica — prefisso e Telefono; la Rubrica qui cerca per nome o telefono.

2 · Parti da un modello — gli stessi modelli, nella versione per WhatsApp (testo semplice).

3 · Testo semplice con variabili — grassetto, corsivo, barrato, {x} per le variabili, graffetta per un file come link.

4 · grassetto e corsivo — la formattazione di WhatsApp: gli asterischi e i trattini bassi.

5 · File come link — i file viaggiano sempre come link condivisi: WhatsApp e SMS non trasportano allegati da qui.

6 · Apre WhatsApp Web con il testo pronto — Apri WhatsApp Web (o Apri… il client email, Telegram, l’app SMS): Eterno apre l’app con destinatario e testo già compilati; l’invio lo fai lì.

✅ Al ritorno dall’app: «Comunicazione inviata?»

Eterno non può vedere cosa succede in WhatsApp o nel tuo programma di posta, quindi al ritorno chiede «Comunicazione inviata? — Hai completato l’invio dal client esterno?»:

• Sì, inviata → la comunicazione passa a Inviata;
• No → Eterno chiede Cosa vuoi fare?: La invierò più tardi la lascia Da inviare (la ritrovi nella lista, con Segna come inviata quando l’hai fatto) oppure Annulla comunicazione la cancella. Se avevi già creato dei link condivisi, resta Da inviare per non spegnerli.