Comunicazioni Esterne 
Comunicazioni Esterne porta una novità e una serie di miglioramenti. La novità sono le Conversazioni: finora il modulo serviva soprattutto a inviare, e le risposte arrivavano altrove, sul telefono di un operatore o nel programma di posta. Ora le email delle caselle collegate, comprese le PEC, e i messaggi del numero WhatsApp Business dell'impresa entrano in Eterno: si leggono e ricevono risposta in un posto solo, collegati alle anagrafiche e visibili ai colleghi autorizzati.
Le Conversazioni si attivano su richiesta e si configurano casella per casella e numero per numero: finché non le attivi, caselle e numeri già collegati continuano a funzionare come oggi e in Eterno non entra nessuna risposta. Quando le attivi, scegli tu chi vede le conversazioni e quali messaggi entrano, così la posta di una casella non diventa visibile a tutti.
Tra i miglioramenti c'è un modo nuovo di collegare la PEC, che prima non c'era: finora una casella PEC si collegava a mano, inserendo server e porte come per una casella qualsiasi; adesso si sceglie il proprio gestore tra i principali italiani e si trovano i server già impostati, con le sue istruzioni. Si aggiungono una sezione dedicata ai modelli WhatsApp, che mostra il messaggio come lo vedrà la famiglia mentre lo scrivi, la casella predefinita per ogni utente, l'anteprima di foto e documenti nei messaggi e impostazioni più ordinate.
Cosa include
La novità: le Conversazioni
- Le risposte in un posto solo: email, PEC e WhatsApp Business in una vista sola, con le conversazioni in arrivo, le non lette, le archiviate e le cartelle della casella; ogni conversazione ha il contatto, il canale e tutta la storia dei messaggi, inviati e ricevuti
- Risposte direttamente da Eterno: alle email rispondi nella stessa discussione, anche a tutti i destinatari; su WhatsApp scrivi un testo libero entro 24 ore dall'ultimo messaggio del contatto, e oltre con un modello approvato
- Lavoro di squadra: assegni una conversazione al collega che la segue, la archivi quando è chiusa e ricevi una notifica in Eterno quando arriva un messaggio nuovo o quando una conversazione viene assegnata a te
- Chi scrive è riconosciuto: se il numero o l'indirizzo appartiene a un'anagrafica (clienti, familiari, fornitori, medici, strutture, chiese, cimiteri, personale) la conversazione si collega da sola alla scheda; se le anagrafiche possibili sono più d'una, te le propone e scegli tu
- Ogni casella e ogni numero a modo tuo: decidi chi vede le discussioni e se portare in Eterno tutto o solo i messaggi di lavoro, cioè le risposte agli invii di Eterno e i mittenti già nelle anagrafiche; newsletter e risposte automatiche restano da parte
I miglioramenti generali
- PEC collegata in pochi passi: nella scelta dell'account c'è una sezione dedicata alle PEC, che prima non c'era: Aruba PEC, Namirial PEC, Legalmail, Postecert, Postecertifica, Register.it PEC, TIM PEC, Libero Mail PEC, Virgilio PEC e Intesi Group PEC hanno i server già impostati, con le indicazioni del gestore e la sua guida ufficiale; per le altre c'è «Altra PEC»
- Caselle email più semplici da collegare: un passaggio guidato per Google e Microsoft 365, che si collegano accedendo all'account, per iCloud e Yahoo, con la password per app, e per le altre caselle; se qualcosa non va, i messaggi dicono cosa controllare
- Casella predefinita personale: ogni utente sceglie la casella da cui partono le sue nuove email, senza cambiare quella dell'impresa
- Modelli WhatsApp con l'anteprima: scrivi il modello dentro una chat come quella della famiglia, parti da quattro esempi pronti, metti in alto la foto o il manifesto del necrologio e controlli che sia pronto per la revisione di Meta
- Modelli già creati su Meta: con la sincronizzazione entrano nei Modelli di Eterno, pronti da collegare alle variabili senza una nuova revisione
- Variabili del necrologio: date, orari e luoghi di funerale, rosario e sepoltura, il link al necrologio online, la foto e il manifesto, nei modelli di tutti i canali
- Una sola email a più destinatari: con più indirizzi tra A, Cc e Bcc parte un unico messaggio, come da un normale programma di posta
- Anteprime dei file: foto, video, vocali e PDF si vedono direttamente nei messaggi e nelle card degli allegati
- Modelli predefiniti da spegnere: i modelli di Eterno che l'impresa non usa si disattivano, così il compositore propone solo quelli utili
- Impostazioni più ordinate: canali, contenuti e condivisione dei file sono raccolti nella Configurazione Comunicazioni, e le scelte si salvano subito
Perché è utile
Quando una famiglia risponde a un messaggio sugli orari del funerale, un Comune manda un'autorizzazione via PEC o un fornitore conferma una consegna, la risposta non resta più sul telefono di chi ha inviato o in una casella che leggono in pochi. Arriva nelle Conversazioni, dove i colleghi autorizzati la vedono, sanno chi la sta seguendo e trovano tutto quello che è stato detto prima, anche quando chi aveva iniziato la conversazione non è in ufficio.
Ogni conversazione resta legata all'anagrafica di chi scrive, quindi la risposta di un familiare si ritrova insieme alla sua scheda e non si perde tra le chat personali. E per chi lavora con la PEC, collegare la casella dell'impresa non richiede più di cercare server e porte: si sceglie il gestore e si seguono le sue indicazioni.
Le Conversazioni: le risposte dove lavori già
La vista Conversazioni affianca l'elenco degli invii dentro Comunicazioni Esterne. A sinistra trovi le conversazioni in arrivo, con il numero delle non lette, divise per numero e per casella, e le cartelle: inviate, archiviate, spam, cestino, posta massiva e risposte automatiche. Al centro la conversazione, con le email nella loro discussione e i messaggi WhatsApp come in chat, comprese foto, video, vocali e documenti, che si aprono anche a tutto schermo. Accanto, i dettagli: chi è il contatto, a quale anagrafica è collegato, chi l'ha letta e, per WhatsApp, fino a quando si può rispondere con un testo libero.
Per ogni casella e per ogni numero chi amministra decide chi vede le discussioni, solo gli utenti assegnati oppure anche gli amministratori, e quali messaggi aprono una conversazione: tutti, oppure solo quelli di lavoro. Così una casella che riceve anche newsletter o posta personale non riempie Eterno, e una casella riservata resta riservata. Per le caselle email si può portare in Eterno anche lo storico già ricevuto, e chi amministra può aggiungere alle conversazioni dei contatti le comunicazioni inviate da Eterno prima di attivarle.
Le PEC arrivano nelle Conversazioni come arrivano nella casella: il messaggio del gestore con l'originale in allegato, e le ricevute come messaggi a sé. Una Panoramica con i contatori e i grafici dei messaggi aiuta a capire quanto lavoro passa da qui.
I miglioramenti generali
PEC collegata in pochi passi
Nel collegamento di un account email c'è una sezione dedicata alle PEC, che prima non c'era: si sceglie il proprio gestore, e server, porta e crittografia sono già impostati. Dove il gestore lo richiede, Eterno ricorda prima cosa fare dalla sua webmail, per esempio abilitare l'accesso dai programmi di posta o creare la password per i programmi, e accanto ai campi c'è il link alla guida ufficiale del gestore. Collegando una PEC si accende l'invio dei file come allegati veri, entro il limite di dimensione, invece che come link.
Se qualcosa non va, i messaggi dicono cosa controllare: per esempio, quando il gestore ha disabilitato l'invio dai programmi di posta, Eterno lo segnala e indica di abilitarlo dalla webmail. Dal menu della casella si può mandare un'email di prova e verificare la consegna. Per ricevere anche i messaggi della PEC nelle Conversazioni si attiva la ricezione sulla casella, con i server già proposti per i gestori in elenco.
Lo stesso passaggio guidato vale per le altre caselle: Google e Microsoft 365 si collegano accedendo con l'account, iCloud e Yahoo con la password per app, le altre con i parametri del proprio fornitore. E ogni utente può scegliere la propria casella predefinita per le nuove email, senza cambiare quella dell'impresa.
Modelli WhatsApp: il messaggio come lo vedrà la famiglia
Il modello WhatsApp Business si scrive in una pagina dedicata, a tutto schermo: a sinistra la chat con lo sfondo di WhatsApp, dove il testo prende forma come lo leggerà la famiglia, a destra nome, categoria, lingua e i controlli prima della revisione. Si può partire da quattro esempi già pronti, come l'annuncio con foto o la conferma degli orari del funerale, aggiungere in alto la foto o il manifesto del necrologio, un piè di pagina e i bottoni, e con «Dati reali» vedere il messaggio compilato su un caso vero.
I controlli Pronto per Meta segnalano cosa sistemare prima dell'invio in revisione, e per i casi più comuni basta un clic per correggere. Le variabili del necrologio, con date, orari e luoghi di funerale, rosario e sepoltura e il link al necrologio online, sono disponibili nei modelli di tutti i canali. E chi ha già creato modelli su Meta li ritrova nei Modelli di Eterno con la sincronizzazione, e li collega alle variabili senza una nuova revisione.
Dove lo trovi
In Gestisci → Comunicazioni: il menu AZIONI passa dalle Conversazioni agli Invii e porta alle Impostazioni. Lì, in Email aziendale, c'è Aggiungi account con la sezione PEC; in WhatsApp Business i numeri collegati; in Modelli si creano anche i modelli WhatsApp Business, con l'anteprima del messaggio.
Come si attiva
Le Conversazioni si attivano su richiesta: scrivici in chat e le abilitiamo per la tua impresa. Poi chi amministra, su ogni casella email o PEC e sul numero WhatsApp Business già collegati, sceglie Abilita inbox: decide chi vede le discussioni, quali messaggi aprono una conversazione e, per le caselle, se portare in Eterno anche lo storico. Le risposte arrivano nelle Conversazioni solo dalle caselle e dai numeri su cui è attiva la ricezione. I miglioramenti generali sono già attivi per chi usa Comunicazioni Esterne con i relativi canali.
Guida di supporto
Nel Centro Aiuto trovi le guide passo passo: le Conversazioni, attivare la ricezione su caselle e numeri, collegare una casella email o PEC e i modelli, compresi quelli di WhatsApp Business.
Disponibilità
Le Conversazioni sono incluse per le imprese che usano un canale integrato di Comunicazioni Esterne: l'Email Aziendale, anche con una casella PEC, o WhatsApp Business, e si attivano su richiesta. Il collegamento guidato delle PEC fa parte dell'Email Aziendale; i modelli WhatsApp con l'anteprima fanno parte del canale WhatsApp Business, che viene abilitato per organizzazione. Per attivare le Conversazioni o un canale integrato, o per sapere cosa è incluso nel tuo piano, scrivici in chat. Se ancora non usi Eterno, richiedi una demo gratuita.
